ワークフロー概要

ワークフローは、Sanka上の業務を自動化するための機能です。 たとえば「受注が作成されたら在庫を引き当てる」「在庫が少なくなったら担当者に通知する」「承認後に請求書を作成する」といった処理を、トリガーとアクションの組み合わせで設定できます。 ワークフローギャラリーでは、よく使う業務フローのテンプレートを選び、自分のワークスペースへコピーして利用できます。

ワークフローオブジェクト

ワークフローは、ワークフローオブジェクトから作成・編集します。新規ボタンからワークフローを作成できます。 ワークフローの作成画面では、タイトル、所有者、トリガー、条件、アクションを設定します。

トリガーとは

トリガーは、ワークフローを開始するきっかけです。用途に合わせて、次の3種類から選びます。 設定の流れは共通です。ワークフローを作成し、トリガーを選び、必要なら条件を追加し、アクションを並べて有効化します。

イベントトリガー

イベントトリガーは、特定のオブジェクトでレコードが作成・更新されたタイミングを起点に実行します。

使いどころ

• 受注確定後に在庫を動かす
• 承認後に請求書を作成する
• レコードの更新に合わせて担当者へ通知する
• 入力ミスを防ぐため、同じルールを自動で適用する

設定のポイント

1. トリガー種別で「イベント」を選び、対象オブジェクトを指定します。
2. どの変化で動かすかを選びます（作成、更新など）。
3. 不要な実行を減らすため、条件を具体的にします。たとえば、ステータスが「確定」のときだけ実行するように設定します。

時間トリガー

時間トリガーは、毎日・毎週・毎月など、決まったスケジュールでワークフローを実行します。

使いどころ

• 締め処理
• 定期的な通知
• 期日の近いレコードの洗い出し
• 一定間隔でまとめて処理したい業務

設定のポイント

• 実行タイミングを決めたら、ワークスペースのタイムゾーン設定も確認します。
• 対象レコードが多い場合は、未処理のみなどの条件で絞り込み、負荷や重複実行を減らします。

手動トリガー

手動トリガーは、ユーザーが実行操作をしたときだけワークフローを動かします。

使いどころ

• 月末の一括処理
• スポット対応
• 初回設定後の動作確認
• 実行タイミングを人が判断したい業務

設定のポイント

• 誰が実行できるかを決めておくと、意図しない実行を防げます。
• 本番運用前に、少数のデータで結果を確認してから全体に展開します。

アクションの種類

アクションは、トリガー後に実行する処理です。代表的なアクションには次のようなものがあります。

• 承認アクション
• オブジェクトレコードを作成
• オブジェクトレコードを更新
• オブジェクトレコードを合算
• 連携サービスからデータをインポート
• 連携サービスにデータをエクスポート
• 連携サービスとデータを同期
• AIアクションとユーティリティ

運用ポイント

• まずは条件を厳しめにして小さく始め、問題がないことを確認してから広げます。
• 二重実行が困る処理は、条件やステータス更新を使って「一度だけ動く」設計にします。
• 実行後はワークフローの履歴や対象レコードの変化を確認し、想定外の動作があれば条件を見直します。

関連ページ

• アクション概要
• 承認ワークフローの使い方
• 受注から在庫を引き当てる方法